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如何利用后台支出

如何利用后台支出

有效的财政管理远远超出监测建筑材料的成本。这是彻底跟踪的指南 


由Tony L. Callahan March 14, 2016
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就像直接供应支出一样,应在机会矩阵上跟踪后台支出:标识和跟踪潜在方法以降低成本的电子表格。 (照片:AlexAnderstein / Pixabay)

大多数建筑商都认识到利用混凝土,木材和窗户等直接材料以及安装的服务,如管道,电气和HVAC等待的重要性。但许多人忽视了在后台支出的机会上换句话说,任何没有直接收取建造房屋的购买。办公用品,计算机软件,无线服务和废物拆卸只需几个。这些用品和服务的采购往往是分散的,很少有竞争力地竞标。 

 就像直接供应支出一样,需要在机会矩阵上跟踪后台支出:一个电子表格识别并跟踪潜在方法以降低成本。大多数建筑商可以削减后台支出,而不会降低他们收到的产品和服务的质量。总的来说,支出较少,但节省百分比往往是更多的。我在一些后台支出类别中保存了30%,往往更多(有关列表,请参阅侧栏)。你也可以。就是这样。 

1/ 进行支出分析 
将过去12个月(LTM)的所有间接购买列表拉到一起。如果您没有采购付费(P2P)软件应用程序,请考虑获得一个。与此同时,拉动数据将是手动任务。您希望购买所购买的产品或服务,供应商名称,购买日期,购买它的人员的名称,购买它的副本是最新发票的副本,合同副本(如果您有一个) ),采购订单的副本以及GL帐户。将数据输入电子表格。一种警告:以这种格式组织数据可能会提示立即解决类别的冲动。暂停,直到您确定最高和最佳使用资源。

2/ 优先采购努力 
为估计的节省百分比(ESP)添加电子表格中的列。输入该百分比。你不太可能在这一点上完全了解它,所以开始所有类别的10%。使用下一个列乘以ESP支出的类别。这一新列将是您估计的储蓄美元(ESD)。使用此列对电子表格进行排序,顶部最大的机会和最小的机会。鉴于您可能拥有的有限资源,分配您的时间致力于在部署资源的最大回报的领域。随着您的进度,您将能够调整ESP并将列表重构。我甚至添加了额外的列以捕获实现储蓄和投资回报率所需的估计资源时间。它有时对我来说有两个较小的类别,因为它们可以更快地完成,同时提供比单个更大的类别更大的聚合ESD。 

3/ 充分利用可用资源 
谁负责采购后台材料和服务?如果您有购买部门,请使用这笔资源来管理后台支出。在后台类别中实现节省的采购步骤与业务直接使用的步骤类似。差异是,您有更多的资源(为您的供应商工作的人员,以最大限度地减少他们在后台方面可获得的后台费用。例如,您可以从供应链中购买后台产品和服务。如果您与任何大型供应商进行业务,则可能有一个特定的人或团队来管理他们的间接或后台采购。他们的机会是,他们购买了一些你所做的一些产品或服务。我并不建议你分享定价信息 - 请不要。询问每个间接支出类别的最佳实践。我曾经每年保存一家公司超过一百万美元,通过了解其供应商管理移动设备和无线服务。供应商而不是使用昂贵的无限计划,而不是昂贵的计划,使其能够在整个公司分享分钟。然后根据需要监测和调整计划,以避免卵形费用并维持分钟的缓冲液。  

4/ 使用更少的SKU号码 和更少的供应商
您真的需要多少种不同的铅笔,笔,打印机,笔记本电脑,显示器,手机等?涉及用户,并根据收到的成本和值选择标准Skus。较少的SKU将让您的购买部门利用较低的成本。您还可以在某些情况下利用更大的订单来减少入境费用。一旦你减少了skus,坚持他们。大多数供应商将在您竞争地投标的SKU上提供良好的定价,仅销售您的用户具有更高保证金的不同产品。根据需要审查SKU和更新:对技术有关的物品至关重要。任何时候SKU的变化,应该有一个采购事件或至少进行谈判,以确保您对物品没有过度收费。  

5/ 减少消耗
降低成本的最佳方法是避免造成的。查看费用:寻找您花钱的区域,但不再获得曾经收到的价值。示例包括:杂志,报纸或在线订阅,会员资格等。寻找更高效的方法。示例包括:在垃圾箱之前,请确保在垃圾箱中没有空隙,关闭Windows运行时,在白天关闭外面的灯光,在您的型号中使用LED灯泡,跟踪您的营销和花费,消除不必要的银行费用,利用早期付款折扣等。列表继续进行。这里的重点是首先看看是否有机会在你去之前消除花费,并推出一个采购事件。 

6/ 审计发票 为了准确度
检查您支付的发票的准确性。您可能没有合同甚至购买账户应付部门的采购订单。他们经常依靠贵公司的某人批准发票。如果该人不是最接近实际支出的人,我发现问题是有问题的。这可能听起来很疯狂,但我见过建筑商在他们销售后几个月支付电力费用,并将模型所在地交给业主占用者。我看到建设者在终止员工后超过一年的手机支付,因为没有进程来收集设备并终止服务。我也看到了具有简单计费错误的发票,因为他们在每张发票上都没有被捕获。继续支付持续的发票的方法基于以前的月份匹配的不良发票不是一个好的过程;结算错误几乎总是使供应商受益。以零基预算态度对待每张发票。每个人都应该要求审查和理由,好像它是第一个发票。 

想了解更多方法来利用后台支出吗?写信给我 [电子邮件 protected] PB.

Tony Callahan.是总统 Callahan咨询集团.

后台费用清单
后台支出是任何不直接收取房屋费用的费用。以下是常见的例子。你在监控多少?

•(打印)
•会计和审计服务
•银行服务  
• 商业名片
• 计算机软件 
• 电脑硬件
•复印机
•文档碎片服务 
•就业测试服务 
•传真服务 
•舰队维护 
•地板垫服务 
• 保险
•IT服务
•营销产品
•营销服务
•型号家庭维护
•型号房屋租赁 
•办公室清洁服务 
• 办公家具
•办公室租赁
•外包培训 
•电话服务
•打印机
•招聘服务 
• 安全服务
•小包裹运输
•临时劳动力
•旅行(酒店和租车)
•公用事业
•废物处理

费用利用婴儿床

•捕获LTM花费
•优先采购努力
•聘用购买和大型直接支出供应商 
•减少SKU
• 减少消耗
•减少供应商 
•使用最接近花费的人批准发票 
•会计中的审核发票
•采用技术(P2P软件)来管理支出

写道

Tony L. Callahan,CPSM,CSCP,在家庭建筑行业工作了近二十年。 

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