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采购总成本模型的10个要素

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采购总成本模型的10个要素

从长远来看,保证将总成本模型用于采购和运营的房屋建筑商可以节省成本。这是入门指南


作者:Scott Sedam,特约编辑 2011年6月12日
进行计算,以了解建筑商如何节省成本
这篇文章首先出现在 PB 2011年6月 Pro Builder问题。

上个月, 我做了一些人会认为是激进的声明:“仅以低出价购买的唯一保证就是,您将永远不会以最低的总成本进行运营。”我讲过Ryan的故事,Ryan是一家国有公司的采购总监,他不仅必须放弃自己的理想,而且还要保留对采购事实的了解,以保持其工作。他采用了低价竞标的公司指令,使公司的高级管理层继续欺骗自己,从而造成了数百万美元的损失。 

上面的陈述没有什么根本性的。我们不断遇到一些近视,低价策略的例子(它们不保证标有“策略”),这些例子导致总成本增加。这种影响有时是戏剧性的和明显的,但往往是微妙的,并且如果没有时间的流逝,可能不会显现出来。

您会在日常生活中看到它。多年前,令我震惊的是,在瑞士周围一周的车程中,我找不到任何坑洼或一段坏的人行道,那里的气候与我的密歇根州一样恶劣。瑞士的地形更糟,这使道路建设成为一个巨大的挑战。当我回到家时,我很感兴趣并研究了这种现象。我了解到,美国和瑞士的铺路材料之间几乎没有什么区别,但是在基础层的工程和准备方面却存在巨大差异,在那里瑞士人花费的时间和金钱是我们通常的两倍。最重要的是,基层的质量,尤其是湿度控制,决定了路面的持续时间。美国道路工程师不了解吗?当然可以,但是受到低价出价约束的地方,州和联邦机构的束缚。最终结果是由于过早的故障导致持续的维修和重建而导致了更高的总成本。

房屋建筑的例子有很多。一位国家建筑商与一家主要供应商签订了低价合同,直接将管道固定装置运往工作地点。当年,国家采购人员获得了可观的奖金,这在很大程度上是基于通过交易节省下来的钱—账面上的。当然,留给现场来解决持续的交付问题,材料被盗,水管工浪费行程,紧急订单的VPO以及复杂的时间表延误。他们的许多最好的水管工在购买法令时都留下来,以保持劳动力价格不变(即使在放弃固定利润之后)也损害了他们的利润。经验不足的替换者拼命试图“购买业务”,这进一步损害了建造商的进度。最重要的是,销售人员对固定装置的选择不满意。

当内部审计发现租用停在实地施工办公室后面的存货拖车以库存卫生设备的高昂成本时,所有这一切都烟消云散了。现场管理UPS固定装置交付的唯一方法是将其固定在现场,并让水管工接管每项工作所需的东西。 UPS厌倦了在工作地点徘徊以寻找不存在的街道名称和缺少批号的情况,只是非常乐意履行义务。底线?这项低价交易大大增加了现场成本,给公司带来了净亏损。到管理层弄清楚这一点时,奖金就花了很长时间。

有无数的示例:

  • 一项全国性的石膏板交易被忽略,包括在房屋中存放董事会。那必须独立购买。结果是损坏和延误超过了节省的材料。
  • 区域隔热合同的价格最低,但是材料短缺迫使当地管理人员租用卡车,并开车到其他城市的Lowe's或Home Depot,以期获得所需的材料以按时完成。净亏损。
  • 一家橱柜公司与一家本地建筑商中标,自己安装。在一个月之内,很明显,新的“俘虏”工作人员无法按修整木匠的方式保持时间表。另一个净亏损。

尽管存在此类损失,但这样的安排会持续数年并不罕见,因为建筑商要么不知道如何衡量总成本,要么他们的员工不敢提出总成本,这是有充分理由的。当达成这些协议的愚蠢之举时,通常会使他们感到不悦。

我在本系列文章的第1部分中也曾说过,如果您知道如何衡量总成本,就没有“商品购买”之类的东西。无论是购买胶合板,淋浴底座,装饰木工还是清洁服务,在现实世界中都不存在“其他条件平等”的条件。总是存在差异化的因素,并且假装它们不存在是妄想,财务上不负责任的,只是懒惰的。

每个房屋建筑商都必须为购买和运营开发自己的总成本模型,因为这样可以节省资金。您的模型应该是什么?这里有10个要素,可以帮助您入门。无论您是雇用全部,一半还是自己制作一套,都由您自己决定,但是仅使用初始价格以外的任何其他条件都是无法承受的。

1.竞价价格

将投标价格放在首位不仅是对传统的敬意。实际上,买价是所有其他元素的价值相加或相减的基础。但这是建筑商很少面对的大问题。除非您扩展标准,否则多个供应商或交易之间的出价价格实际上从来都不是苹果对苹果。我们一直从供应商那里听到信息,并且一直在进行交易-他们永远不确定每个房屋建筑商的价值,而他们却不知道。因此,他们正在猜测。猜测不是 最低总成本的可靠途径。因此,从出价开始,但请记住,这仅仅是开始。

2.能力

通过给供应商或贸易商过多的工作(甚至是本来不错的工作)并发现为时已晚,他们发现找不到任何规模的建筑商是很难的。同样,我们都曾看到供应商或贸易商吹捧一种新功能的情况,例如一家干式墙公司将油漆添加到他们的曲目中,然后发现他们根本没有新的技能。通过向首选供应商提供更多业务来显示忠诚度,这是一个好习惯,只要他们既有能力又有能力。增加工作会增加业务的复杂性,并且复杂性会呈指数增长。您必须了解每个供应商和贸易的能力,否则您将与自己的业务一起掷骰子。

3.计划和交付

在我最近的文章中 25种基本的调度实践,我说:“最好的建设者就是最好的调度程序。”最好的调度程序是最好的构建器,这也是事实。严格的时间表是建造商为自然混乱的业务带来订单和可预测性所能做的最伟大的事情。因此,毋庸置疑的是,按时完成交易至关重要。 “协同”是一个极度被滥用的词,但是不能低估建造商,供应商和行业之间为保持进度计划所需的相互合作。即使是最好的供应商也无法弥补建造者缺乏调度能力的不足。同样,无法动手的管理或彻底的哄骗也无法弥补无法按时交付产品和劳力并无法按时完成工作的供应商或贸易。时间表的纪律在业务的几乎所有其他部分中推动了卓越。假设您想以可观的利润打造出出色的产品,没有什么比这更重要了。

4.安全性

如果您不知道在项目上进行的每项交易的州工作人员补偿金修改系数,那都是在浪费自己的钱,并使公司面临风险。您会发现具有90%以上的相关性,您最安全的交易就是您的最佳交易。他们雇用更好的人。他们训练他们。它们使它们保持更长的时间。他们提供良好的监督。那些巧合 关心安全 还关心质量,交货,时间表和保修吗?您必须向您的交易询问此信息,因为国家不会直接将其提供给您。一开始可能会吓到他们,这取决于您说服他们您正在努力帮助他们变得更好,而不是找到解雇他们的借口。如果您的交易系数超过1.0,您的工作就是与他们合作以帮助他们变得更好。话虽如此,如果两项交易的初始买入价非常接近,但其中一项具有0.8模因数(意味着他要支付溢价的80%),而另一项则有1.2(超过20%),选择交易每次具有较低的mod系数。不过要小心-使用三年滚动平均值,因为任何人在一年内都会遇到运气不好或好。

5.沟通

无论您使用最新的Web门户,传真机还是烟雾信号, 您的供应商和行业之间的沟通情况如何 在办公室还是在现场?假设您将自己的交易停顿下来,那么经常进行及时双向交流的供应商和贸易商可以帮助您避免大量的错误,返工,额外的采购订单,材料浪费和保修成本。因此,请现场管理,保修服务,购买,估算和会计方面的人员征求意见,然后制定一些衡量标准并进行跟踪。

6.参与产品开发

如果您未能让主要供应商参与进来,并在产品和计划的开发以及持续进行中进行上游交易 连续的提高,您将错过任何地方都可以节省的最大成本。一些供应商和贸易商比其他供应商和贸易商更擅长这一点,这必须成为您购买决策中的一个差异化因素。在过去的五年中,我们的70个精益实施中的供应商和交易商之间的业绩差异令我感到惊讶,而且我看到建筑商将业务从一家转移到另一家。上个月,我写了两个伐木场经理的文章,一个看到了大局,并帮助建造商消除了不必要的材料,从而获得了更多的总业务,尽管这最初使他付出了毛钱,而另一个则因为恐惧而受阻。前者正在处理所有事务,而后者则想知道发生了什么。在过去的一年中,我看到了竞争对手的地板公司,电工,成帧器以及许多其他公司之间发生的相同情况。对建造者和供应商/贸易者的后果都是深远的。

7.流程整合

多年来,我已经帮助数名建筑商确定了用于开展业务的所有流程(无论是否有名称),作为持续改进活动的先驱。这个数字总是令人惊讶,通常超过150个可识别的过程。无论是您的采购订单或进销存流程,排程系统,工作范围,质量检查表,保修报告表还是其他众多产品,供应商或贸易与系统的集成程度如何都是管理成本的重要因素,并且经常发生隐性成本的来源。首先,他们愿意吗?现在,他们有能力吗?如果您不知道或没有考虑到这一点,则可能会错过一个微妙但重要的考虑因素。

8.质量

如果您在家中保持得分,我将上个月的初步清单中的“质量”移到了第9和第10个元素上,因为它们之间关系密切。质量似乎很明显,但是它是一个罕见的制造商,它把质量因素排除在供应商或贸易状况的全球性模糊概念之外。什么时候 判断工作质量,我们倾向于非正式地判断某些“善良程度”,而这往往很难让人信服,或者我们通过清单来衡量“出问题的地方”。有一个“我一看到就知道”的元素,但是如果您想帮助供应商和贸易改善,则需要进行定量测量。清单,工作准备,工作完成,房主步行以及下面第9号和第10号因素的输出都是公平的游戏。利用现有的最佳数据开发质量度量系统,开始按供应商和贸易商进行跟踪,并坚持使用。

9.收盘前返工

几乎没有人对此进行测量,这是一项昂贵的监督。这些费用中的大多数都从未支付过,尽管在短期内感觉不错,但可以掩盖目前发生的一切。 J.D.电力客户满意度评分在更好的时期的到来使房屋建筑发生了两次变化。首先,在知道他们正在被测量和比较之后,建筑商对客户的需求变得更加敏感,并且放弃了很多“在他们进入后完成”的想法。其次,为了使房屋完工达到更高的标准,许多建筑商在时间表中增加了一个或多个星期的时间,以便在关闭之前进行维修和返工。当然,最好在解决之前解决问题,而不是等到解决之后再解决,但这是一种非常昂贵的方法。真正的低成本解决方案是在第一时间构建正确的解决方案。您无法凭备忘录执行此操作,并且进行转换需要时间。它需要了解关闭前返工的方式,地点和原因,并且绝不是容易跟踪或测量的要素。但是您已经弄清楚了,因为古老的格言仍然适用:“衡量的东西得到管理。”

10.封闭后保修

我从未找到过使用上述每个要素的建筑商,但是必须详细跟踪保修发生率和成本,并在购买决策中使用该信息。发生率的测量是很常见的,“事情出了问题”,例如钉子钉,弓形钉,不良的地毯接缝,波浪状的壁板,混凝土的结垢等。必须通过贸易来跟踪,甚至最好由船员跟踪领导。但是,衡量美元价值同等重要。贸易A的质量问题只有一半,但平均美元价值的三倍,因为贸易B对您的底线和客户认知的影响更大。例如,二楼主浴室发生一次漏水,算上了100多次油漆补漆。因此,对每个供应商和贸易都进行跟踪,并在供应商贸易选择和持续管理中使用数据。

许多建筑商报告说,他们在选择供应商和交易时使用了超出初始投标价格的考虑因素,但这听起来似乎很有趣。如果我要求您提供证据,无论是打印输出,标记白板还是在装箱单的背面涂写,都可以吗?这些条件不能是“名义上的”-您“一定要做的事情”。它们必须系统化和常规化,并且必须有书面记录。这听起来像很多工作,但是一旦设置起来就不算什么负担。这些信息使您可以放心地挑选优秀的供应商和贸易,并随着时间的推移保持良好的贸易状态,从而可以在不太长的时间内减少劳动力和材料来源的数量。此处节省的时间远远超过了扩展总费用选择标准所花费的时间。这种扩展的观点是实施精益过程的另一个关键要素,并且完全破坏了可以在纯商品基础上智能,经济地购买房屋组件的观念。您只有两种选择:选择您的供应商并按总成本进行交易,或者坚持低价策略并留下可观的利润。由你决定。

 

撰写者
总统

斯科特·塞丹(Scott Sedam)是 TrueNorth开发,这是一家咨询和培训公司,与建筑商合作以改善产品,流程和利润。高级特约编辑 专业版,斯科特(Scott)撰写有关房屋建筑业务各个方面的文章,并赢得了2015年 杰西·H·尼尔奖,是商务新闻界最负盛名的奖项,因为他在 专业版。斯科特邀请您加入TrueNorth的 精益建筑集团LinkedIn 并欢迎您的反馈 [电子邮件 protected] or 248.446.1275.

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