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方差测量难题—噩梦仍在继续

方差测量难题—噩梦仍在继续

管理人员使用一些非常有创意的方法来避免报告差异。那是第一个错误


斯科特·塞达姆(Scott Sedam) 2017年10月2日
晚上章鱼的触手从门里爬进房间,攻击床上睡觉的人
为什么管理VPO对于住宅建筑中的成本控制至关重要。 (插图:艾伦·斯瓦特/ 123RF)
这篇文章首先出现在 2017年十月 Pro Builder问题。

今年的最低成本差异奖是……弗吉尼亚分部!采购副总裁大步走上领奖台领取他的硬件(内部刻有公司徽标的有机玻璃铭牌)后,整个房间都热烈地鼓掌。但是,其中两个公司参与者刚刚花了一些时间在弗吉尼亚分部从事一个特殊项目,他们以最低的分贝值拍手,互相闪烁着一个明知的眼光,简单地说:“这就是BS。”是的,弗吉尼亚,有一个圣诞老人……但是你的电话号码仍然在撒谎。 

该公司是一家大型的,跨部门的国家制造商,它不懈地强调成本控制。这一直是对话和评估的主题,各部门竞争激烈,赢得了这一奖项。尽管无法在当地交付或服务,但使用某些国家低价供应商的压力却不容小.。 

但是低价竞标是一种海市rage楼。尽管有些人承认出价是什么意思,但总成本中没有任何东西,这必然包括所有差异,但每次计算和购买决策都仅基于出价。弗吉尼亚分公司设法欺骗了几乎每个人,使他们认为它拥有管理成本的真正专业知识。他们是如何做到的呢?对于那些阅读我的文章的人意味着什么?Welcome to 您r VPO Nightmare”,并决定今年是他们优先解决此问题的一年? 

 

准确报告差异有什么大不了的?

在成本变化的世界中,准确的无泪测量至关重要。无论您称其为VPO(差异采购订单),FPO(现场采购订单),EPO(例外采购订单),还是简称为“额外”,您在初始房屋预算后花费的每一分钱都是亏损,必须记账对于。 (出于本文的目的,我们将使用最常用的术语:VPO。)古老的格言“您无法管理自己无法衡量的内容”完美而痛苦地适用。那有什么大不了的?只需测量方差并继续吧!没那么快……。

我对数字的迷恋始于很小的时候。我是那个奇怪的学生,实际上喜欢统计数据,并参加了不需要的大学高级课程。好消息是,了解数字的细微差别会揭示出这么多遗漏的东西,在某些情况下还试图隐藏。坏消息是,揭露不良测量问题的人对于不良数据的提供者无疑变得不受欢迎。因此请注意以下警告:大多数构建者在测量方差方面做得很差,而在使用数据来推动流程和系统改进方面做得更差。如果您是挑战识别此类问题的人,请不要期望得到众多人的赞誉。在那里将会有流血。一个恰当的例子是我描述的弗吉尼亚故事。就像圣诞老人一样,该部门的差异表现也基于神话。圣诞老人的神话是用来招待小孩的最无害的神话,而弗吉尼亚分部的神话则误导,迷惑并导致错误的决定。暴露了弗吉尼亚计算的谬误的两名员工付出了沉重的代价-无论他们是对的。让我们更深入地研究这些计算。

 

房屋建筑商:您需要了解并确定成本

多年前,我有幸为现在退休的Pulte Homes创始人和前董事长Bill Pulte工作。在1989年1月上班的第一个月中,比尔进行了为期三天的年度建筑和采购研讨会。我想给所有录像带录制这些会议的内容。我仍然从我从他那里学到的几乎每一课都继续学习,并且当今行业中有许多人也这样做。比尔的口头禅是“知道并解决您的费用”,他会一遍又一遍地重复。这种警告既是真实的也是令人不安的,因为它会导致在现场不愿诚实地报告事情,因为在构建过程中成本经常发生变化。同样,对差异有严格判断的采购部门几乎可以采取一切措施来避免VPO。  

在观看了许多经理用来避免报告差异的非常有创意的方法之后,我突然意识到,有三种方法可以操纵数字:伪装分子,操纵分母以及(如果所有其他方法都失败了)仅仅忽略它们的存在。

 

在测量方差时对分子进行模糊处理

大多数业务数字均以百分比表示,这需要两个数字的比率:分子(占发生的比重)与分母(占发生或偏离的基准)有关。最简单的例子是“保证金”。假设我们有两组孩子在卖柠檬水。第一组销售价值100美元的柠檬水;这是我们的基础,分母。他们减去所有费用并计算剩余费用。现在他们在等式的顶部有一个分子,为10美元。而$ 10/100 = 10%。简单吧?

但是,等等,第1组的孩子在妈妈花时间帮忙的路上没有任何东西。尽管他们为杯子和柠檬水混合物买单,但他们却没有付租金来租投手,木勺或纸巾,也没有为爸爸在街上脱颖而出而使用便携式工作台。那他们的工作呢?那么这个数字是真的吗?第一组感到非常自豪,因为孩子们报告说他们只赚了8%。但是其他小组如何衡量?这些孩子包括或不包括什么? GAAP(公认会计原则)是否适用于柠檬水摊位?底线:这两个孩子都不知道哪个柠檬水摊最赚钱。这些数字告诉我们的很少。 

 

斯科特·塞达姆(Scott Sedam)-方差泥潭报价1插图,艾伦·斯瓦特(Allan Swart)/ 123RF

 

测量差异的房屋建筑商也会发生同样的事情。同样,让我们​​从分子开始。我们究竟算作与原始“已知和固定”成本的差异吗?如果我们是纯粹主义者,那么对于工厂中所有进入的原始成本(劳动力和材料)来说,差异绝对不会包含在原始成本估算中。有人打破窗户吗?方差。有人在路边撞破了吗?方差。在木地板上划痕?方差。修理损坏的淋浴间衬板吗?方差。损坏的工作台面,额外的3码混凝土,方形带状瓦或另一堆碎石进行回填时也是如此。即使在这个看似简单的水平上,也存在一些使图片失真的问题。也许窗户公司的销售代表急于赢得您的下一份合同,而只是免费更换破损的窗户。策划者是一个高尔夫伙伴,他不向您收费。屋顶工说,他还有另一份工作留下的正方形,他会把它带走,没什么大不了的。他的家伙们最近真的很忙,所以他可以早点把他们送回家。但是他们中的两个人必须额外到这所房子去明天才能完成,这会减慢下一份工作的速度。他会解决这个问题,因为他的父亲开始与您的父亲开展业务,并且“这就是我们的工作方式。” 

太好了吧?持续改进所需的数据又如何呢?如果未报告,则不会进行跟踪,并且如果带状疱疹,碎石或任何材料或劳力有发展趋势,您如何知道如何应对?简短的答案,你没有。但是隐藏差异的压力是如此之大,以至于您接受了它。人们总是倾向于选择感知到的最低痛苦。从这里开始,它变得越来越复杂。编码错误,必须被撕毁,替换品被紧急订购并重新安装的瓦片订单怎么样?这看起来真的很丑,但是没有办法掩埋这么糟糕的一个,对吧?好的,所以您仍然也相信圣诞老人,也许在您的公司中不会发生,但是我保证,只要有足够的动力,您的人们就会知道如何隐藏它。 

迟到的变更单怎么样?当他们通常是销售,设计中心或老板不能拒绝的错误时,称他们为差异是公平的吗?是否公平,这是一个差异,并且 你必须把它放下来。也许您可以在其他地方弥补它。当然可以。诸如“损失和更换”或“冬季条件”之类的类别被称为各种形式差异的倾销地。由于估计错误而缺少10张OSB?损失和补给中有多余的钱可以弥补这一损失,我们称之为“被盗”。您在几所房屋上落后了,干墙阶段被推迟到了12月,从而产生了500美元的额外丙烷?冬季条件很好。如果我在这里有更多的空间,我想详细介绍将大量可疑物品掩埋在“模型维护”中的操作,该模型方便地包含在销售和营销预算之内。或另一种高兴地将完成房屋所需的大部分额外费用转移到保修预算中的另外一项操作。

我可以举一百页的例子,现在我知道您的想法已经与您自己的经验相提并论。第1步是使每个人都准确了解每个成本代码的差异,而这远比听起来要难得多。仔细研究您的团队可以想到的每个示例。问:我们怎么算呢?去哪儿了?接下来是让所有人都同意诚实地报告每个差异。 每次。 埋葬伙伴网络中的任何差异或采用创新的会计策略应被视为主要罪恶。可以解雇吗?这种变化程度会令人痛苦吗?是的,但是现在考虑方程的分母,从许多方面来看,这是一个更大的问题。

 

测量方差时处理分母

我曾经威胁过同事(开玩笑的只有一半),如果我什至半退休,我都会写几本粗鲁的书。排名第一的是“为分母而努力-美国企业会计的遗产”,这对阅读读者来说有些不便。给我分子尽可能的纯净,我仍然可以通过操纵底数来显着改变百分比。最简单的方法是放松预算。让我们再潜入混凝土,砾石,木材,屋面材料等中。做同样的工作-哎呀,每个人都知道这些成本到处都是。 

 

斯科特·塞达姆(Scott Sedam)-方差泥潭报价2插图,艾伦·斯瓦特(Allan Swart)/ 123RF

 

突然,我的差异百分比看起来要低得多。在哪里削减房屋预算计算?最佳实践是发布一个房屋启动包,其中包含每个选择的选项,并由每个供应商和相关行业确定价格。开始建造,超出该预算的所有其他成本都是差异。对于许多允许在开始日期之后进行选择的建筑商而言,这是一个根本性的改变。您如何确定这些选项的基础?简而言之,你不能。好消息是,它为您提供了一些额外的机会来掩埋额外的成本。 “嘿,布拉德,您需要在Lot 42上多留出50英尺的管线,因为压缩机必须移至另一侧? Lot 50上的客户希望升级到21 SEER的变速炉。请给我一个更高的价格,以支付费用,行吗?”那么,这有什么大不了的呢?我要让你考虑一下。如果您看到所有后果,那么您就会明白。如果没有,请继续寻找。

与分子一样,我可以提供大量示例来说明如何增加方程的分母-基数。在最基本的水平上,您是将其计算为销售价格的百分比还是房屋成本的百分比?两者都有很强的论据,但是只要您决定如何进行操作并始终如一地进行操作,您就会开始看到模式,因为系统和进程通过它们的数量“与您对话” 。特别要小心,将您的数字与其他公司的数字甚至是您自己公司中其他业务的数字进行比较,因为没有人会以相同的方式衡量事物。

 

房屋建筑商方差否认

当所有其他方法都失败时,减少方差的最后(也是最丑陋的)surefire方法就是简单地否认其存在。我们根据下一个项目的承诺,劝说供应商更换损坏的材料。我们依靠长期的贸易关系,依靠贸易来提供劳动力。最糟糕的例子是由于供应商和贸易商浪费或以其他方式不必要地前往建筑工地而在美国每所房屋下埋藏的最低10,000美元账单。在TrueNorth,我们从200多个建筑商那里获得了5,000笔交易的冷硬数据,因此没有投机性。这就是所有差异,所有浪费,并杀死了利润,但实际上却从未被计算在内。根据我们的数据,我们知道,供应商和贸易商尝试收集这些差旅的时间少于10%,因为“那只是房屋建筑”。同时,购买通常会支付他们实际收到的款项的10%。算一算。这个巨大差异项目的底线是您只能看到它的1%(10%的10%)。然后问自己:我们将如何学习改进?

一位名为 罗恩·德莱格二世 在《华尔街》上有关恶作剧的文章中写道:“所有统计数据中的99%只能说明其中的49%。”这也适用于房屋建筑,建筑公司的文化会极大地影响数字。在恐惧文化中,数字永远无法被信任。下个月,我们将逐步建立模型,以建立您的差异计算,更重要的是,一些具体的想法,用于处理数据并使用它来改善建筑商,供应商和贸易商的盈利能力和健全性一样。   

要获取免费的“弥合利润差距” PDF文件,以及有关如何增加利润的本文和其他文章,请通过电子邮件将您的请求发送至 [电子邮件 protected].

撰写者
总统

斯科特·塞丹(Scott Sedam)是 TrueNorth开发,这是一家咨询和培训公司,与建筑商合作以改善产品,流程和利润。高级特约编辑 专业版,斯科特(Scott)撰写有关房屋建筑业务各个方面的文章,并赢得了2015年 杰西·H·尼尔奖,是商务新闻界最负盛名的奖项,因为他在 专业版。斯科特邀请您加入TrueNorth的 精益建筑集团LinkedIn 并欢迎您的反馈 [电子邮件 protected] or 248.446.1275.

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